GDPR

INTEGRITETSPOLICY

Fagerudd Konferens AB, organisationsnummer 556375-5155, Bredsandsvägen 63, 749 48 Enköping, är personuppgiftsansvarig för personuppgifter som behandlas inom ramen för denna policy.

Vi värnar om din integritet och följer vid var tid tillämplig lagstiftning som syftar till att skydda dig som privatperson. Vår integritetspolicy beskriver vilken information vi samlar in från hotell-, konferens- och restauranggäster (kollektivt kallade ”gäster”) som använder våra tjänster. Samt besökare på Fagerudd Konferens AB:s webbplats och hur Fagerudd Konferens AB använder informationen för att bättre kunna tillgodose våra Gästers behov.

Vi eftersträvar att upprätthålla en hög nivå av skydd för den personliga integriteten. Fagerudd Konferens AB använder Personuppgifter främst för att administrera, tillhandahålla, utveckla och underhålla Tjänsterna, bearbeta dina bokningar, optimera din upplevelse av Tjänsterna och individualisera kommunikationen med dig.

Var vänlig och läs denna Integritetspolicy noga för att förstå hur och för vilka ändamål vi behandlar dina Personuppgifter. Genom att lämna dina Personuppgifter till oss och godkänna tillämpliga villkor samtycker du till att dina Personuppgifter behandlas i enlighet med vad som anges i de särskilda villkoren för respektive tjänst och denna Integritetspolicy. Om lagen kräver ett mer specifikt samtycke från dig kommer vi naturligtvis fråga efter ett sådant. Om du adderar Personuppgifter om andra personer är du ansvarig för att Fagerudd får behandla även de Personuppgifterna i enlighet med tillämpliga Integritetsvillkor.

Vad är en Personuppgift?

Termen ”Personuppgift” avser information som handlar om dig och kan identifiera dig som individ, till exempel namn, adress, ålder, kön, bild eller kreditkortsinformation.

1. Varför samlar vi in personuppgifter?

A. För att kunna leverera en bättre gästupplevelse

De personuppgifter vi samlar in beror på vad som är relevant för det ändamål som beskrivs i de särskilda villkoren för varje Tjänst och denna Integritetspolicy. Den information som kan komma att samlas in är t.ex. uppgifter om namn, adress, telefonnummer, e-postadress, IP-adress, uppgifter för att underlätta användandet av Tjänsterna (såsom inloggning), förvalt språk, användarhistorik, information om ditt resesällskap, bokningspreferenser, betalningar, anställning, kontakter vid akuta situationer, krav på särskild diet, krav på handikappanpassning och annan information Gäster lämnar vid användning av Tjänsterna.

Vårt mål på Fagerudd Konferens AB är att ge våra Gäster en bättre kundupplevelse, oavsett om du är gäst hos oss en eller flera gånger. Information som inhämtas från Gäster eller avtalskunder används för att bygga en individuell profil, genom vilken Fagerudd Konferens AB kan fullgöra sin del av ingångna avtal och även erbjuda en mer flexibel och individualiserad upplevelse.

B. För att hålla dig informerad om aktuella Tjänster

De personuppgifter du tillhandahåller, om du som Gäst uttryckligen godkänt det, kan komma att lämnas ut till våra underleverantörer som Fagerudd Konferens AB samarbetar med för att skicka individualiserade nyhetsbrev till dig avseende våra Tjänster t.ex. genom att skapa en profil för dig och skicka erbjudande som passar din profil som användare av våra Tjänster. Vid olika tillfällen samkör eller importerar Fagerudd Konferens AB Personuppgifter från databaser inom och utanför Fagerudd Konferens AB (t.ex. från Facebook eller Google) som kan komma att adderas till din profil (om en profil skapats).

Dessa underleverantörer har då ett kontrakt med Fagerudd Konferens AB och är avtalsenliga för att skydda all personlig information som de har tillgång till. Du har rätt att när som helst och utan avgift begära att Fagerudd Konferens AB inte behandlar dina Personuppgifter för marknadsföringsändamål eller återkalla ditt samtycke till detta. Du kan utnyttja denna rätt genom att ange dina önskemål på ditt registreringskort när du bor över hos oss, avregistrera dig från nyhetsbrev via e-post genom en avregistreringslänk eller skicka ditt önskemål till info@fagerudd.se från den e-postadress som använts i kommunikation med Fagerudd Konferens AB.

C. Marknadsundersökningar

Som en del i Fagerudd Konferens AB:s arbete att analysera och förbättra kvaliteten på och upplevelsen av Tjänsterna kan vi önska att kontakta Gäster för att genomföra undersökningar eller fokusgrupper. Detta är för att få synpunkter och feedback på de Tjänster som tagits emot under ditt besök. Sådan information kan samlas in av en tredje part enligt avtal med oss och de kommer att vara kontraktspliktiga för att skydda din personliga information enligt nedan. Ibland kommer vi att kombinera information från ett antal gäster för att få en bättre förståelse av trender och gästförväntningar. När detta inträffar avidentifieras alla personuppgifter som kan kopplas till eller identifiera specifika gäster.

2. Hur samlas personuppgifter in?

A. Genom vår webbplats/Cookies

Fagerudd Konferens AB använder cookies på sina digitala tjänster. Information om hur Fagerudd Konferens AB använder cookies, vad de används till och hur du kan undvika dem framgår av Fagerudd Konferens AB:s vid var tid gällande Cookie Policy.

B. När du gör en förfrågan eller bokning genom vår webbplats

Du kan söka efter information, priser och tillgänglighet utan att lämna någon personlig information. Om du väljer att ställa frågor eller skicka information till oss via något av våra webformulär samlar vi in och behandlar de uppgifter du uppger där i syfte att kunna återkoppla till dig. Genom att fylla i och skicka in ett formulär samtycker du till att Fagerudd Konferens AB behandlar de uppgifter du uppger i enlighet med vår integritetspolicy. Besökare på vår webbplats som väljer att boka någon av våra Tjänster online kommer att behöva slutföra en bokningsprofil första gången de bokar. När du skapar en bokningsprofil kommer du att bli uppmanad att tillhandahålla särskild personlig information, inklusive ditt namn, kontaktuppgifter samt en garanti för att säkra din bokning som t e x ett kreditkortsnummer. Genom att bekräfta en bokning via vår webbplats och godkänna våra bokningsvillkor samtycker du till att Fagerudd Konferens AB behandlar dina personuppgifter i enlighet med vår Integritetspolicy och gällande lagstiftning. Kreditkortsnummer kommer att verifieras med en kontrollsekvens.

När du har bekräftat din bokning skickas alla bokningsuppgifter som du har fyllt i till Fagerudd Konferens AB gästdatabas. Då du uppger personuppgifter vid en bokning via vår webbplats använder vi oss av krypteringsteknologi för att hålla dina uppgifter säkra. Vi behåller också en kopia av reservationsprofilen på vår hemsida, med undantag för det kreditkortsnummer som är kopplat till ditt besök och bokning. Vi använder då den informationen för att skapa en logg i vår webbdatabas. Vi kan även kombinera information från ett antal besökare till vår webbplats för att identifiera hur webbplatsen används, när detta inträffar avidentifieras alla uppgifter som kan identifiera specifika besökare.

C. När du gör en bokning via vår Bokningsavdelning

Du kan även göra en bokning av våra Tjänster genom vår Bokningsavdelning via e-post, telefon eller direkt på plats på Fagerudd Konferens AB. När du bokar kan vi fråga dig om personlig information, som till exempel ditt namn, telefonnummer, e-postadress och betalningsmetod. Vi kan även behöva information från dig som rör specifika önskemål kring ditt rum, kostbehov eller andra önskemål. En bekräftelse av din bokning kommer att skickas till dig skriftligen till den e-postadress du uppger.

D. Under ditt besök

Under ditt besök registreras kostnader för de Tjänster du nyttjar för att kunna skapa ett underlag för en faktura. Vi registrerar också denna information för att uppfylla kraven på finansiell rapportering, inklusive de som införts av revisorer och myndigheter. Vi kan även samla in viss information enligt lokala lagar som t.ex. passnummer. Information som är specifik för din vistelse kan också lagras (dvs. hälsoproblem, betalningssvårigheter, speciella önskemål, serviceproblem). Denna information lagras i vårt bokningssystem och kombineras med information från tidigare besök som du kanske har gjort till oss.

Dessutom kan vi behålla innehållet i något dokument (inklusive brev, kommentarskort, elektroniska dokument som e-post och andra liknande kommunikationsformer) som du skickar till oss före, under eller efter ditt besök. Denna information kan delas internt med anställda på Slottet. Slutligen, för att förbereda inför ditt besök, kan vi även samla in en profilbild från allmänt tillgängliga källor (som t e x LinkedIn och Facebook) för att kunna ge dig en så bra upplevelse som möjligt hos oss.

3. Hur vi lagrar och överför dina personuppgifter

Fagerudd Konferens AB lagrar Personuppgifter i överensstämmelse med denna Integritetspolicy och gällande lagstiftning. Fagerudd Konferens AB använder underleverantörer t.ex. för datordrift och Personuppgifter kan därför komma att överföras till dessa underleverantörer. Våra underleverantörer behandlar dina Personuppgifter endast för Fagerudd Konferens AB räkning, i enlighet med våra instruktioner och endast efter att de undertecknat ett personuppgiftsbiträdesavtal enligt tillämplig lag, för att vi ska kunna säkerställa en hög skyddsnivå för dina Personuppgifter.

Fagerudd Konferens AB kan lämna ut Personuppgifter till tredje man, såsom t.ex. polis eller annan myndighet, om det rör utredning av brott eller om Fagerudd Konferens AB annars är skyldig att lämna ut sådan uppgift med stöd av lag eller myndighetsbeslut.

Fagerudd Konferens AB överför i regel inte Personuppgifter till land utanför EU/EES men om vi t.ex. har en underleverantör i ett land utanför EU/EES eller det är nödvändigt för att vi ska kunna utföra våra avtalsenliga åtaganden gentemot dig kan överföring av Personuppgifter utanför EU/EES ske även om det landet, enligt EU-kommissionen, inte har ett adekvat skydd för Personuppgifter. För att säkerställa en hög nivå av skydd för dina Personuppgifter i sådana situationer och efterlevnad av EU/EES-regler ingår Fagerudd Konferens AB personuppgiftsbiträdesavtal med sådana underleverantörer. Sådana personuppgiftsbiträdesavtal reglerar underleverantörernas behandling av Personuppgifterna och, när det är tillämpligt, överföring av Personuppgifter i enlighet med gällande EU/EES regler om skydd för Personuppgifter. Avtalen innehåller villkor som EU-kommissionen kräver och som uppfyller de krav tillämplig lag ställer för att skydda de överförda Personuppgifterna.

4. Skyddande och gallring av personuppgifter

Fagerudd Konferens AB har vidtagit lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda dina Personuppgifter mot t.ex. förlust, manipulation eller obehörig åtkomst. Vi anpassar kontinuerligt våra säkerhetsåtgärder till den fortlöpande tekniska utvecklingen.

Fagerudd Konferens AB gallrar Personuppgifter i enlighet med vid var tid tillämplig lag. Det innebär t.ex. att Fagerudd Konferens AB raderar eller avidentifierar Personuppgifter när ändamålet för behandlingen av Personuppgifterna inte längre föreligger. Exempelvis anonymiseras gamla deltagarlistor regelbundet. Ändamålet med vår behandling av dina Personuppgifter framgår av punkterna ovan och Integritetsvillkoren.

5. Andra applikationer /webbsidor

I Tjänsterna kan det förekomma länkar till andra applikationer och/eller webbsidor som inte kontrolleras av Fagerudd Konferens AB. Denna Integritetspolicy är endast tillämplig på ditt användande av Tjänsterna. Fagerudd Konferens AB ansvarar inte för innehållet i länkade applikationer/webbsidor och den behandling av Personuppgifter som eventuellt görs av ägare eller operatörer av länkade webbsidor.

6. Ändra, radera och granska dina personuppgifter

Om dina Personuppgifter ändras, vänligen informera Fagerudd Konferens AB om detta genom att skicka ett meddelande till adressen som framgår i punkt 9. Fagerudd Konferens AB ansvarar inte för problem som uppstår som en följd av att Personuppgifter är gamla eller felaktiga om du underlåtit att informera oss om ändringen.

Fagerudd Konferens AB kommer att, på din begäran eller när Fagerudd Konferens AB upptäcker det, korrigera eller radera felaktig eller ofullständig information. Du har även rätt att utan avgift få ett utdrag som visar vilka Personuppgifter om dig som behandlas. Begäran om utdrag ska göras skriftligt till Fagerudd Konferens AB till den adress som framgår av punkt 9 och ska vara egenhändigt undertecknad av dig samt innehålla uppgift om ditt namn, postadress, telefonnummer, e-postadress (som använts i kommunikation med Fagerudd Konferens AB). Utdraget sänds till din folkbokföringsadress inom en månad från det att ansökan inkommit till Fagerudd Konferens AB. Hur ofta du har rätt att få ett utdrag kan variera beroende på var du är bosatt.

Du kan när som helst återkalla ditt samtycke till ytterligare behandling (ej retroaktivt) av dina Personuppgifter genom att kontakta Fagerudd Konferens AB på adressen som står i punkt 9, varpå Fagerudd Konferens AB kommer att förhindra sådan information från att fortsätta behandlas. Du görs dock uppmärksam på att återkallande av samtycke inte påverkar behandling som får göras utan samtycke (t.ex. tillhandahållande av Tjänster du beställt) men kan leda till att Tjänsterna inte fungerar som avsett eller att Fagerudd Konferens AB inte längre kan tillhandahålla Tjänster.

7. Överlåtelse

Om vi säljer, omorganiserar eller på annat sätt överlåter hela eller delar av vår verksamhet kan dina Personuppgifter komma att överlåtas samtidigt.

8. Ändringar i vår Integritetspolicy

Ändringar i denna Integritetspolicy meddelas genom att de nya villkoren publiceras på Fagerudd Konferens AB:s webbplatser så att du alltid vet hur vi behandlar dina personuppgifter. Vi rekommenderar därför att du regelbundet tar del av dessa. Utan ditt uttryckliga samtycke kommer vi inte att minska dina rättigheter enligt denna Integritetspolicy med avseende på personlig information som redan samlats in om dig.

9. Kontakt

Har du frågor, kommentarer eller klagomål rörande Fagerudd Konferens AB:s behandling av Personuppgifter och efterlevnad av Integritetsvillkoren eller tillämplig lag avseende skydd för Personuppgifter, vänligen skicka ett brev till Fagerudd Konferens AB, Att: Personuppgiftsansvarige, Bredsandsvägen 63, 749 48 Enköping.

Fagerudd Konferens ∙ Bredsandsvägen 63 ∙ 749 48 Enköping

0171-802 90 ∙ info@fagerudd.se ∙ www.fagerudd.se

”Vi tror att bra möten kan göra världen bättre

Därför skapar vi förutsättningar för bättre möten”